GECINA, une des premières foncières de France avec un patrimoine immobilier de 11,8 milliards d’euros a choisi la solution d’automatisation des processus (BPM) Xpert.Ivy 4 de TI Informatique distribuée en France par Azur Technology, pour le développement d’un ensemble d’applications.

Ce choix fait suite à une démarche collaborative de modernisation des systèmes d’information initiée en 2009 par la Direction des Systèmes d’Information de GECINA. Ce projet, baptisé « Générations 2.0 », vise notamment à faire évoluer les modes de travail, faire émerger de nouveaux usages et développer de nouveaux modes d’échange et de collaboration.

Parties intégrantes de ce projet de modernisation des systèmes d’information, Xpert.Ivy 4 et les équipes d’Azur Technology ont ainsi contribué depuis début 2011 au développement de plusieurs applications. Parmi lesquelles on peut citer : un extranet documentaire et un service de réservation en ligne de logements étudiants pour le site Campusea.fr.

Depuis 2006, Azur Technology est partenaire de GECINA pour intégrer des applications de dématérialisation (LAD) et de GED (Gestion Electronique de Documents) à son Système d’Information et ses processus métiers :
- dématérialisation des factures fournisseurs pour les immeubles (plus de 100 000 factures par an),
- développement d’un intranet documentaire et d’un extranet pour la gestion des documents de chantier,
- automatisation d’un premier processus de gestion des réclamations clients avec Xpert.Ivy.

En 2009, la DSI de GECINA décide d’accélérer l’évolution de son Système d’Information avec pour objectif d’apporter plus de souplesse de développement et de pouvoir intégrer les technologies 2.0 et RIA (Rich Internet Application).
Parallèlement au choix d’un nouvel outil de développement, la DSI de GECINA démarre une démarche participative impliquant l’ensemble des collaborateurs de la société ainsi que l’équipe de direction. Une démarche collaborative innovante qui va donner naissance au projet « Générations 2.0 ».
« Au-delà du choix du BPM, notre objectif était de moderniser notre système d’information de façon participative, au plus près des usages et des attentes des collaborateurs et de contribuer ainsi à une mutation innovante de nos modes de travail. En impliquant en amont les utilisateurs et la direction, nous avons fait émerger de nombreux projets. Au lieu de partir sur un schéma directeur à 3 ans, nous avons établi une feuille de route à 1 an avec des livrables tous les 3 mois », indique Florence Flageul, Directrice des Systèmes d’Information et de la Communication Groupe de GECINA.

Le choix d’Xpert.IVY 4, pour sa technologie RIA en Java
Après une compétition qui a réuni lors du premier semestre 2009 plusieurs éditeurs de logiciels de Workflow, le choix s’est porté sur la solution Xpert.Ivy 4 d’Azur Technology, du fait de :
- la possibilité de développer des applications en architecture SOA (Services Oriented Applications),
- l’intégration du Web 2.0 possible grâce à une technologie RIA (Rich Internet Application) sous Java,
- l’existence d’une bibliothèque de composants,
- la facilité d’intégration à l’environnement informatique existant (AS400 et architecture Web),
- la qualité de l’Interface Homme-Machine,
- la génération automatique de Web Services à partir d’applications CA Plex supportée par Xpert.Ivy,
- l’intégration possible avec Lotus Notes.

« Notre principale exigence était de réduire les délais de développement et de faciliter la vie des utilisateurs. Techniquement, il était indispensable que le nouvel outil puisse s’intégrer facilement à l’ensemble de nos applications métiers et notamment aux applications Web. La qualité de l’offre Xpert.Ivy, ainsi que l’accompagnement des équipes d’Azur Technology et de TI Informatique nous ont permis de répondre à ces objectifs », indique Yvette Vinciguerra, Responsable des Etudes à la DSI de GECINA.

En 2010, l’équipe de la DSI de GECINA est montée en compétence sur l’outil, notamment sur les aspects extranet, et a pu définir la meilleure méthodologie de développement des applications, qui a finalement conduit à privilégier une approche par projet et par cas d’utilisation plutôt que par cahier des charges. Une équipe de 7 personnes de la société de services Logica a également été formée à Xpert.Ivy 4 avec l’aide de l’éditeur, pour accompagner la DSI avec une logique Agile, dans cette démarche innovante.

Fin 2010, la mise en place du processus de traitement des factures fournisseurs avait pour but d’éprouver les méthodes de conception et de développement et pour démarrer l’implémentation des premiers projets prévus dans la feuille de route 2011.
« Ce projet se poursuit jusqu’à fin 2013. Les effets de cette démarche innovante, volontariste, participative sont d’ores et déjà très positifs. Les utilisateurs sont contributeurs du changement et s’approprient très vite les nouveaux modes de travail, les équipes informatiques sont plus proches de leurs clients internes. Tous les 3 mois, de nouveaux challenges fédèrent les participants et tous ensemble nous délivrons les clefs de notre avenir », conclut Florence Flageul.

Exemple d’application Xpert.Ivy 4 : le projet eResa de Campusea.fr, le site de location de logements étudiants du Groupe GECINA
• Campuséa est la filiale de gestion des résidences étudiantes du Groupe GECINA, une activité stratégique pour laquelle un investissement de plus de 280 millions d’euros est prévu dans les années
à venir pour porter la capacité de logement de 1 200 logements aujourd’hui à plus de 5 000 d’ici 3 ans.
Pour accompagner cette stratégie et offrir un service de qualité aux étudiants, notamment pour faciliter
la réservation des logements en ligne, une nouvelle application baptisée eResa a été développée en s’appuyant sur Xpert.Ivy 4.
• Depuis novembre 2011, les étudiants constituent 24h sur 24 et 7 jours sur 7 via un extranet sécurisé un dossier de candidature en ligne et suivent son avancement.
• Les gestionnaires de sites Campusea disposent d’un back office pour mettre en ligne les logements disponibles et gérer les dossiers de candidats.
• L’application eResa est intégrée au Webdesk de GECINA (Poste de travail WEB du gestionnaire) et les documents justificatifs fournis par les étudiants sont automatiquement injectés dans la GED, Xpert.ECM en PDF. Quant au document PDF du bail étudiant, dès que la candidature a été acceptée, il est généré automatiquement à partir de modèles Word fusionnés et archivés.

A propos d’Azur Technology
Éditeur et intégrateur de solutions de dématérialisation des documents et d’automatisation des processus métiers, Azur Technology propose depuis 15 ans une offre complète « clé en mains » à destination des entreprises couvrant tous les besoins de capture, d’archivage, de restitution, de circulation des documents. Son offre Xpert.Line, développée en partenariat avec TI Informatique, s’articule autour de 3 solutions complémentaires : Xpert.Capture pour la Lecture Automatique de Documents (LAD), Xpert.ECM pour la gestion de contenu d’entreprise (ECM) et son archivage et Xpert.Ivy pour la gestion des processus métiers (BPM).
Société du groupe Suisse TI Informatique, Azur Technology bénéficie de la force d’un groupe de plus de 200 spécialistes de l’informatique et de l’édition de logiciels. Azur Technology, qui a son siège à Dardilly (69) et une agence à Paris, emploie 40 personnes et a réalisé en 2010 un chiffre d’affaires de 5 millions d’euros.
Ses solutions sont utilisées par plus de 200 000 utilisateurs chez Adecco, Andros, Aon, Charles River Laboratories, Europe Airpost, Gecina, Groupama protection juridique, Haribo, Intersport, Lecasud (Centrale Leclerc Sud-Est), Leader Price, Mutuelle Existence, Paris Habitat, Pluralis, OPD HLM des Hauts de Seine, Pouey International, Relay, TravelHorizon, VTB Bank ..

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